Aug 01 2012

Kurumsal İçerik Yönetimi Kullanım Alanları

Posted by

Doküman Yönetim Sistemlerinin – DYS ‘DMS – Document Management Systems’ -içerisinde yer aldığı üst yapı Kurumsal İçerik Yönetimi – KİY ‘ECM – Enterprise Content Management’, kurumların özen göstermesi gereken alanlardan. Giderek önemini de artırmakta.

Özellikle ulusal ve uluslararası uyulması gereken yasalar, standartlar, zorunluluklar kurumların bünyesinde ayrı iş birimlerinin sorumluluğunda takip edilmeye başlanıyor. Bu arada, yürürlüğe giren yeni Türk Ticaret Kanunu’nu da dikkate almak gerek.

Geleneksel Doküman Yönetimi yazılarında dokümanların, verilerin, bilgilerin nasıl sınıflandırıldığı, nasıl tanımlandığı gibi klasik bilgilere yer verilir. Bu tarz sistemlerde, dokümanları taramak, içindeki bilgileri otomatik olarak tanımlamak, sınıflandırmak ve sayısal ortama aktararak, gerektiğinde geriye çağırarak görüntülemek sağlanır.

Ancak asıl fayda, her türlü iletişim aracından – eposta, faks, sms, teleks, swift, tarayıcı vb – gelen her formattaki – pdf, doc, xls, jpg, tiff vb – dokümanı tanıdıktan sonra bir iş akışı çerçevesinde işlendiği zaman ortaya çıkar.

Kurumsal İçerik Yönetimini aşağıdaki iş alanlarında hemen kullanmaya başlayabilirsiniz.

–       Müşteri şikayet yönetimi : Müşteri memnuniyetini sağlamak için müşteri şikayet, öneri mektuplarını otomasyona almak

–       Sözleşme, poliçe yönetimi : Her türlü sözleşme, poliçe – finans, bankacılık, sigorta, zincir mağazacılık gibi – operasyonunun sayısal doküman takibi. Örneğin kredi kartı ve müşteri kartı müracaat formları.

–       Kalite ve üretim belgelerinin yönetimi : Kalite biriminde üretilen evrakların sayısal ortamda versiyon kontrolü ile izlenmesi

–       Sipariş ve fatura yönetimi : Kuruma gelen fatura ve siparişlerin otomatik olarak işlenmesi

–       Dosya yönetimi : Kurumdaki her operasyon adımını bir dosya altında toplamak

–       İnsan kaynakları : İşe alım, çalıştırma ve işten çıkış süreçlerinde kullanılan dokümanları sayısal ortamda iş akışına alarak izlemek

–       Marka Yönetimi ve Sayısal Varlık Yönetimi

Kısaca; bir işletmede dokümanın yer aldığı her iş prosesi Kurumsal İçerik Yönetimi veya Doküman Yönetimi Sistemi içerisinde konumlandırılabilir.

Bir alt başlık ise, yurtdışında çok önem verilen ‘Sayısal Varlık Yönetimi – Digital Asset Management’ sistemleri. Marka Yönetimi – Brand Management’ın bir parçası olan Sayısal Varlık Yönetimi’inde, kurumun elinde mevcut tüm film, resim, fotoğraf, sunum, çizim, belge yaşam döngüsü içinde takip edilebilir. Bu bilgileri İnternet İçerik Yönetimi – Web Content Management ile bütünleştirdiğinizde de ortaya her birimin aynı dili konuştuğu global bir sistem çıkarırsınız.

Sayısal Varlık Yönetiminin sağlıklı uygulaması için taksonomi bilgisine ve uzmanlığına ihtiyaç duyacaksınız. Bu şekilde sınıflandırma ve gerektiğinde aranan bilginin kolayca bulunmasını sağlayacaksınız. Bilginin yaşam ömrünü tanımlayarak, lisans, ticari marka kullanımı, telif hakları gibi konuları izleyebileceksiniz.

Geçenlerde televizyonda bir reklam izledim. Ağustos ayında yayınlanan reklamda satılan servise müracaat edilebilecek son tarih Haziran sonu görünüyordu. Yazık bu harcanan paralara.

Özellikle medya kuruluşları, kurumların pazarlama, eticaret, marka yönetimi birimleri kurumsal imaja dikkat etmeli ve yapılacak yatırımdan kaçınmamalı. Küreselleşen dünyada kurum imajı herşey. Her sene yurtiçi ve yurtdışındaki etkinliklere katılarak bilgilerimizi güncellemekte yarar var.

Bilgiyi arşivlemek kadar, doğru bilgiye hızlı ve eksiksiz erişmek işin temel kuralı.

Görüş ve düşüncelerinizi bana iletin ki, neyi doğru neyi yanlış yapıyoruz görelim. Tüm güzellikler sizlerle olsun. Bilgi paylaştıkça çoğalır. Sağlıcakla kalın.

İstanbul – 1.Ağustos.2012

Telepati ‘Saydam’ köşesinde Ağustos 2012 ‘de yayınlanmıştır.

Filed under : Telepati Yazıları | Comments Off on Kurumsal İçerik Yönetimi Kullanım Alanları